Unified communications is een term die de laatste jaren veelvuldig in de ICT wereld opduikt. Maar wat houdt het precies in? Unified communications is het laten samensmelten van veelgebruikte communicatietechnieken zoals e-mail, chat, telefonie, audio- en videochat en webconferencing.

 

Bedrijven zijn vandaag de dag meer en meer virtueel georganiseerd en er wordt meer mobiel gewerkt. In een tijd waarin bedrijven meer moeten samenwerken, zowel met interne als externe gesprekspartners, en waar productiviteit voorop staat, is efficiënte communicatie geen overbodige luxe. Unified communications is daar vaak een goed antwoord op.

Wat zijn de onderdelen? Ook al verschilt UC van aanbieder tot aanbieder, toch zijn de meesten het ermee eens dat een UC-toepassing minstens drie van de vier onderstaande onderdelen moet bevatten.

 

Telefonie- en spraakverkeer

Dit domein bevat zowel vaste als mobiele telefonie, als de mogelijkheid om met de pc met een zogenaamde softphone te telefoneren. Daarbij kan u opteren voor één nummer voor zowel uw vaste als mobiele telefoon.

 

Berichtenverkeer

Dit domein omvat e-mail, dat vandaag zowat de meest vooraanstaande vorm van zakelijke communicatie is. Ook voicemail valt hier onder.

 

Presence & instant messaging

Zo’n functie houdt in dat de gebruiker zijn eigen beschikbaarheid weergeeft en aangeeft wanneer en via welk communicatiekanaal hij gecontacteerd wil worden. Iemand die in een meeting zit, kan bijvoorbeeld aanduiden dat hij wel e-mails wil ontvangen, maar geen telefoons.

 

Conferencing

De mogelijkheid om virtueel te vergaderen of zaken te bespreken. Dit houdt zowel aparte audioconferenties in, als videoconferenties en web conferencing.

 

---

Wat zijn de voordelen van Unified Communications?

 

Kosten verminderen

Het implementeren van Unified Communications kan uw bedrijf flink wat geld besparen, zowel op de telefoonkosten voor vaste en mobiele abonnementen maar bijvoorbeeld ook op reiskosten omdat u uw werknemers in staat stelt om vanuit huis te werken (flexwerken). Maar wellicht maakt uw bedrijf ook gebruik van externe webvergader technieken. Elke onderneming die een of meer externe services met gebruikstarieven gebruikt voor telefonisch vergaderen en video‐ of webvergaderingen kan deze kosten snel beperken door over te stappen naar een lokaal systeem voor televergaderen of naar een in de cloud gehoste service met een vast tarief. Verder kostenbesparingen kunnen worden gerealiseert op interlokale en mobiele telefoongesprekken. Met bijvoorbeeld Microsoft Lync kan het UC‐systeem de mobiele telefoon van de gebruiker bellen en vervolgens met de gewenste gesprekspartner doorverbinden, waardoor de kosten van mobiele netwerken worden vermeden. Veel geld kan worden bespaard als uw bedrijf een nieuwe telefooncentrale (PBX) moet aanschaffen wegens vervanging of verhuizing. Microsoft Lync kan voor een fractie van de prijs van een nieuwe PBX worden aangeschaft.

 

Efficiënter werken

De verbetering van de efficiëntie van werknemers kan zowel omvangrijk en, met het oog op het terugbrengen van personeel, essentieel zijn. De besparingsmogelijkheid bestaat uit het gebruik van UC‐oplossingen om communicatiebarrières in alledaagse werkomgevingen te slechten. Belangrijke besparingsmogelijkheden omvatten hulpprogramma’s voor aanwezigheidsopties en chatberichten. Hiermee kunnen onmiddellijk de juiste resources worden gevonden en kunnen telefoontjes of berichten naar personen die niet beschikbaar zijn, worden voorkomen. Andere besparingen komen voort uit vereenvoudigde communicatietaken, zoals het klikken om te communiceren via een document, een e‐mailbericht of de naam van een contactpersoon. Dankzij de toegang vanaf elke locatie blijven gebruikers productief als zij mobiel werken en kan er op tijd en reiskosten worden bespaard. Hierdoor is minder personeel nodig voor dezelfde werkbelasting. Dit vertaalt zich in besparingen op afdelingsniveau, functioneel niveau en uiteindelijk op het niveau van de bedrijfskosten.

Schattingen van de verbetering van de productiviteit van afzonderlijke werknemers lopen uiteen van 10 tot 60 minuten per persoon per dag, een besparing van 2% tot 12% op personeelstijd!

 

Optimaliseren van de communicatie-infrastructuur

Het consolideren van communicatiesystemen, zoals telefonie, voicemail, chatberichten, telefonisch vergaderen en video‐/webvergaderingen, biedt een enorme besparingsmogelijkheid. Vroeger waren er meestal een of meer PBX‐ of Key‐systemen per locatie, die vaak vergezeld gingen van een verzameling gerelateerde systemen, zoals voicemail, IVR (Interactive Voice Response), callcenters en consoles voor het registreren en beheren van telefoongegevens. Tegenwoordig wordt het met Unified Communications erg praktisch om systemen tot één of een paar locaties en systemen te consolideren en andere sites te ondersteunen via beveiligde IP‐verbindingen op het WAN (Wide Area Network) van het bedrijf of internet.

 

Dit besparingsinitiatief komt vaak als geroepen omdat veel PBX‐ en voicemailsystemen die aan het eind van de jaren negentig zijn geïnstalleerd niet lang meer door de fabrikant worden ondersteund en er beslissingen moeten worden genomen. Als voor deze beslissingen het consolidatiemodel wordt toegepast, leidt dit meestal tot enorme besparingen. De aanpak bestaat uit het implementeren of uitbreiden van een centraal platform waarmee sites kunnen worden geconsolideerd waarna andere sites die hiervoor in aanmerking komen met het centrale platform kunnen worden geconsolideerd. Zelfs als bepaalde specialistische onderdelen, zoals een IVR of een ingewikkeld callcenter, nog niet gereed zijn om op dit moment te worden geconsolideerd, kunnen alle andere systemen wel worden samengevoegd en kunnen er toch al besparingen worden gerealiseerd.

 

Voor het consolideren of vervangen van de communicatie‐infrastructuur biedt het voorkomen van kosten de grootste besparingsmogelijkheid omdat het vervangen van PBX‐ en voicemailsystemen makkelijk kan oplopen van €600 per gebruiker tot €2.000 per gebruiker, afhankelijk van de leveranciers en de bijbehorende servicekosten. Vergelijkbare kosten van Microsoft Lync bedragen ongeveer de helft.

 

Naast het voorkomen van investeringskosten die onmiddellijk kunnen worden terugverdiend, kan er ook worden bespaard op kosten van lopende onderhoudscontracten voor verouderde PBX‐ en voicemailsystemen. Deze besparingen kunnen oplopen tot €100 per PBX‐/voicemailgebruiker per jaar, plus het operationele beheer van de systemen die €25.000 tot €75.000 per systeem per jaar kunnen bedragen. Dit is het eenvoudigst te realiseren als uw onderneming meerdere PBX‐ en/of Key‐systemen heeft, omdat u die systemen geleidelijk buiten dienst kunt stellen, te beginnen bij de werkgroepen of locaties waarop Lync en Exchange het grootste effect hebben.